Danh mục sản phẩm

Dịch vụ

Dự án đã thi công

Tin tức

Làm thế nào để triển khai và nâng cấp Call Center?

Dự định triển khai Call Center
Call Center dự định triển khai sẽ hoạt động như thế nào? Nhân viên sẽ tiếp nhận cuộc gọi từ khách hàng thực hiện gọi ra cho khách hàng hay cả hai chiều?
Call Center sẽ chịu trách nhiệm gì trong hoạt động của doanh nghiệp? Câu trả lời đó là bộ phận đó sẽ họ sẽ gọi điện thoại cho khách hàng để giới thiệu, chào mời sản phẩm và dịch vụ, sẽ là người trực tiếp trao đổi với khách hàng, hỗ trợ và tư vấn về sản phẩm và dịch vụ của công ty.

Mọi hoạt động của bộ phận Call Center quyết định đến việc bạn có tiếp cận được với khách hàng và tiến đến việc ký kết hợp đồng hay không kí?
Giấy tờ hành chính:
TRong lĩnh vực chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại của một doanh nghiệp thì cần phải tìm kiếm thông tin, thủ tục và quy định cần thiết để có thể cung cấp dịch vụ. Bạn cần chắc chắn rằng doanh nghiệp của bạn hoạt động đúng theo quy định của pháp luật tại nước sở khi đã haofn tất việc đăng kí kinh doanh ấy cùng ccacs giáy tờ liên quán.
Không thể bỏ xót bộ phận chăm sóc, tư vấn, mời chào sản phẩm đối với một donah nghiệp thông thường, nhưng nó sẽ hoạt động tốt hơn nếu bạn dành chút ít thời gian tìm hiểu qua.

Ý tương thực hành:
Hãy đưa ra những ý tưởng xây dựng như thế nào để nó hoạt động? Bạn sẽ có một cái nhìn tổng thể về các bước cần chuẩn bị để triển khai bộ phận Call Center kế hoạch cần được lập một cách chi tiết nhất để giảm rủi ro trong quá trình thực hiện cũng như kế hoạch tài chính nếu như bạn xây dựng kế hoạch hoàn chỉnh.
Một số gợi ý cho các bạn khi xây dựng kế hoạch:
• Tùy thuộc vào kế hoạch sản phẩm và dịch vụ của bạn mà lựa chọn ngày chính thức hoạt động của bộ phận.
• Tùy thuộc vào tần suất cuộc gọi vào hay ra quyết định số lượng nhân sự cho bộ phận Call Center.
• Dự kiến trước chi phí đầu tư dự kiến cho hệ thống CNTT và tài sản cố định khác...
• Dự kiến mở rộng dự kiến trong 2 tháng / 6 năm.
•Phân chia nhiệm vụ từng bộ phận: nhóm nhân viên nào sẽ tiếp nhận cuộc gọi và thực hiện cuộc gọi dến...
• Chuẩn bị sẵn câu chào, nội dung câu hỏi, nội dung câu trả lời để hỗ trợ và tư vấn khách hàng.

• Giờ hoạt động của bộ phận Call Center (9/6, 13/6 hay 25/7 vì sẽ quyết định vấn đề chi phí vận hành bộ phận Call Center theo giờ công).
Nội dung công việc:
Những vật dụng cần thiết cho bộ phận Call Center có thể bạn cần đầu tư để triển khai hạ tầng và văn phòng như:
• Ghế và bàn làm việc
• Nếu có thể hãy chuẩn bị máy chiếu, bẳng trắng và viết để giúp hiệu suất hoạt động, phục vụ cho việc đào tạo và báo cáo dữ liệu của bộ phận Call Center
• Cáp mạng và nguồn điện cho máy tính
• Nên được cách âm với các bộ phận khác
Bạn sau Để đảm bảo liên lạc giữa doanh nghiệp & khách hàng bạn cần chuẩn bị và xử lý thật tốt một số yếu tố để triển kHai hệ thống CNTT & Viễn thông như sau:
• Internet ổn định (khuyến cáo có đường Internet dự phòng) với băng thông một cuộc gọi đồng thời tiêu chuẩn là 1000Kbps

• Thuê bao là yếu tố rất quan trọng vì liên quan đến hình ảnh công ty đối với khách hàng, hãy chọn một số điện thoại ĐẸP và dễ nhớ (Khuyến cáo dùng số dịch vụ 1900/1800 nếu có thể vì không giới hạn vì là số duy nhất trên toàn quốc, không phân biệt mã vùng)
• Điện thoại và Tai nghe, Máy tính Call Center
• Bạn có thể nghĩ đến dịch vụ cho thuê (Cloud Call Center) riêng về hệ thống máy chủ Call Center, đây được xem là một trong các phương án đầu tư tiết kiệm nhất.
Nhân sự:
Những yếu tố bạn cần quan tâm khi tuyển dụng nhân sự Call Center:
• Về kinh nghiệm cùng vị trí
• Về kiến thức chuyên môn liên quan đến sản phẩm và dịch vụ.
• Tiếng nói (tùy vào vùng miền mà bạn chọn nhân sự phù hợp)
• Giao tiếp và xử lý tính huống tốt
• Traning
• Traning sử dụng phần mềm và các thuật ngữ chuyên môn
• Dạy một số kỹ năng ứng xử và giải quyết vấn đề cần thiết.
• Tiếp nhận và thực hiện cuộc gọi thực tế.
Nâng cấp dịch vụ
Bạn cần thực hiện một cách tốt nhất có thể sau khi đã có trong tay một hệ thống và bộ phận Call Center chuyên nghiệp đó chính là Marketing. Hãy cho mọi người biết đến số điện thoại của bạn, càng nhiều càng tốt vì đó là sự giao tiếp chính giữa bạn và khách hàng. Email, Điện thoại, Mạng xã hội, SMS, Web SEO, Thư tín, Truyền thông & sự kiện, Hội thảo… là những kênh truyền thông mà bạn cần phải biết sử dụng tất cẩ.
Từ các kênh truyền thông bạn đã xây dựng sẵn thì khách hàng sẽ tìm đến bạn khi bạn đổi mới và xây dựng sản phẩm tốt nhất đáp ứng đúng nhu cầu của thị trường.
Kiểm soát chi phí hoạt động một cách tốt nhất có thể ngay từ bây giờ, việc này sẽ giảm thiểu rủi ro và khối lượng của bạn xuống mức thấp nhất một khi bộ phận Call Center lớn dần trong tương lai xa hơn.
Luôn tin rằng dịch vụ của bạn sẽ được thị trường đón nhận một cách tích cực nhất và thành công nhất. Hãy sẵn sàng một kế hoạch mở rộng bộ phận Call Center của bạn trong tương lai gần, việc này sẽ giúp bạn hoàn toàn chủ động cho mọi việc.
“Qua bài viết nầy chúng tôi hi vọng những ý kiến và chia sẻ trên sẽ cung cấp cho bạn những thông tin tham khảo có giá trị cũng như hỗ trợ bạn xây dựng một bộ phận Call Center chuyên nghiệp hỗ trợ hiệu quả trong hoạt động kinh doanh”.